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Microsoft Copilot ist ein leistungsstarkes KI-Tool – aber nur so gut wie die Anweisungen, die Sie ihm geben. Je klarer und präziser Ihre Angaben, desto besser die Ergebnisse.
Hier sind 5 goldene Regeln, die auch für ChatGPT und andere KI-Modelle gelten:
Inhaltsverzeichnis
Kontext geben
Copilot versteht Ihre Aufgabe nur so gut, wie Sie sie beschreiben.
Beispiele:
- „Ich bin im Kundenservice und möchte eine E-Mail professionell formulieren…“
- „Ich arbeite im Projektmanagement und brauche einen Statusbericht…“
Je mehr Kontext → desto bessere Ergebnisse.
Ziel klar formulieren
Sagen Sie genau, was Sie möchten.
Beispiele:
- „Formuliere diese E-Mail höflicher und kürzer.“
- „Erstelle aus diesen Stichpunkten eine PowerPoint mit 5 Folien.“
- „Schreibe einen Bericht für meinen Chef, max. 150 Wörter.“
Format angeben
Copilot liefert nur das richtige Ergebnis, wenn er das gewünschte Format kennt.
Beispiele:
- „Erstelle eine Tabelle in Excel mit 3 Spalten.“
- „Schreibe einen Text in Bulletpoints.“
- „Mach daraus einen Teams-Chat-Beitrag.“
Stil oder Beispiel nennen
Copilot trifft den Ton, wenn Sie ihn vorgeben.
Beispiele:
- „Schreibe im Stil einer professionellen geschäftlichen E-Mail.“
- „Nutze ‚Sie‘-Form und einen freundlichen Ton.“
Iterieren statt einmalig prompten
Perfekte Ergebnisse entstehen Schritt für Schritt.
Beispiele:
- „Mach kürzer.“
- „Ton höflicher.“
- „Bitte formeller.“
- „Bitte konkreter auf den Punkt.“
Praxisbeispiele für den Büroalltag
📧 Outlook – E-Mails formulieren
„Formuliere diese E-Mail professionell, kurz und in Sie-Form. Ziel: dem Kunden die nächsten Schritte erklären. Hier ist der Text: [Ihr Text]“
📊 Excel – Daten analysieren
„Analysiere diese Tabelle und fasse mir in 5 Bulletpoints zusammen, was auffällt. Erstelle zudem eine Pivot-Empfehlung, um die Daten besser vergleichen zu können.“
📝 Word – Dokumente erstellen
„Schreibe einen professionellen Bericht (ca. 200 Wörter) für die Geschäftsführung. Nutze sachlichen, präzisen Ton. Basis sind diese Stichpunkte: [Ihre Notizen]“
💬 Teams – Chatnachrichten
„Formuliere eine kurze, freundliche Teams-Nachricht an mein Team, dass unsere Meetingzeit heute auf 15:00 verschoben wird.“
📅 OneNote – Zusammenfassungen
„Fasse die Inhalte dieser Seite in einer klar strukturierten To-Do-Liste zusammen. Ordne sie nach Priorität (hoch / mittel / niedrig).“
🔥 Bonus: Der perfekte Universal-Prompt
Kopieren und nutzen:
„Ich möchte deine Unterstützung bei einer Büroaufgabe.
Hier ist der Kontext: [Job / Situation].
Hier ist das Ziel: [gewünschtes Ergebnis].
Bitte liefere das Ergebnis in folgendem Format: [z. B. Bulletpoints, Tabelle, E-Mail, Bericht].
Stil: [formell / höflich / kurz / sachlich / kreativ].
Hier die Ausgangsdaten: [Text, Tabelle, Notizen].“
Tipp: Wenn Sie Ihre Prompt-Skills für Copilot verbessern möchten, bietet Microsoft praxisnahe Techniken für präzise und hilfreiche Ergebnisse mit Microsoft 365 Copilot:
FAQ: Funktionen von Cloud-Telefonanlagen
Welche Vorteile bieten Cloud-Telefonanlagen gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen?
Cloud-Telefonanlagen bieten zahlreiche Vorteile, darunter Flexibilität, Skalierbarkeit, kosteneffiziente Abonnementmodelle, erweiterte Funktionen und eine verbesserte Zusammenarbeit. Im Gegensatz zu traditionellen Telefonanlagen ermöglichen sie den Zugriff von überall aus und erfordern keine teure Hardware-Installation.
Wie tragen Anrufweiterleitungsfunktionen zur Steigerung der Produktivität bei?
Anrufweiterleitungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Anrufe an die richtigen Mitarbeiter oder Teams weiterzuleiten, unabhängig von ihrem Standort. Dadurch wird die Erreichbarkeit verbessert und die Reaktionszeiten verkürzt, was zu einer effizienteren Kommunikation und höheren Produktivität führt.
Wie kann Voicemail-to-E-Mail die Arbeitsabläufe verbessern?
Voicemail-to-E-Mail konvertiert Voicemail-Nachrichten automatisch in E-Mails und sendet sie an die entsprechenden Empfänger. Dadurch werden Informationen schneller erfasst und können problemlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden, was zu einer effizienteren Kommunikation und Organisation führt.
Welche Vorteile bieten Konferenzschaltungen für die Zusammenarbeit?
Konferenzschaltungen ermöglichen virtuelle Besprechungen und Konferenzen, bei denen Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten können. Durch Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Dateiaustausch wird die Zusammenarbeit erleichtert, Entscheidungsprozesse beschleunigt und die Produktivität gesteigert.
Wie verbessern virtuelle Telefonnummern die Erreichbarkeit?
Virtuelle Telefonnummern ermöglichen es Ihnen, Anrufe überall entgegenzunehmen, solange eine Internetverbindung besteht. Dadurch sind Ihre Mitarbeiter besser erreichbar, unabhängig von ihrem Standort, was zu einer verbesserten Kundenkommunikation und höheren Produktivität führt.
Wie können Cloud-Telefonanlagen mit anderen Kommunikationstools integriert werden?
Cloud-Telefonanlagen bieten häufig Integrationen mit anderen Kommunikationstools wie CRM-Systemen, Helpdesk-Software und Unified Communications-Plattformen. Durch diese Integrationen können Informationen nahtlos ausgetauscht werden, was zu effizienteren Arbeitsabläufen, besserer Datenverwaltung und reduzierten Fehlern führt.
