Wichtige technische Funktionen im Überblick

Unsere umfassende und personalisierte Cloud-Telefonanlage verfügt über mehr als 200 Funktionen. Es ist möglich jederzeit neue Funktionen sowie genau die Funktionen, die für Ihr Business sinnvoll sind, zu integrieren. Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Wahl zu treffen.

Hier ist ein Überblick über einige der Funktionen:

CRM-Anbindung

Eine CRM-Anbindung ermöglicht die Verbindung und Synchronisation eines Customer Relationship Management (CRM) Systems mit anderen Unternehmenssoftware. Das CRM-System verwaltet und analysiert Kundenbeziehungen und Interaktionen. Durch diese Integration wird ein stetiger Datenaustausch gewährleistet, der einen nahtlosen Informationsfluss zwischen Geschäftsbereichen sicherstellt. Ein Beispiel ist die Verknüpfung eines CRM-Systems mit einer Cloud-Telefonielösung, wodurch Anrufdaten automatisch erfasst werden. Diese Vernetzung steigert die Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit und verhindert doppelte Dateneingaben und Fehler.

CLIP-no-Screening

CLIP no screening in der Cloud-Telefonie erlaubt es, bei ausgehenden Anrufen eine beliebige Telefonnummer zu zeigen, ohne diese zu überprüfen. Dies ermöglicht beispielsweise, dass trotz individueller Durchwahlen eine zentrale Firmennummer angezeigt wird. Es bietet zudem Flexibilität bei Anbieterwechseln, sodass die bekannte Nummer den Kunden weiterhin angezeigt wird, auch wenn Anrufe über eine neue Nummer erfolgen.

Live-Chat Integration

Der Live-Chat einer Cloud-Telefonanlage ermöglicht Echtzeit-Kommunikation und -Support für Kunden. Neben dem schnellen Nachrichtenaustausch bietet er Kontroll- und Anpassungsfunktionen, ermöglicht Audio- und Videoanrufe direkt aus dem Chat, bietet erweiterten Agenten-Chat, Chat-Berichte und die Möglichkeit, Chats über mobile Apps und Desktop-Anwendungen zu beantworten. Dies verbessert den Online-Kundenservice und steigert die Kundenzufriedenheit.

WhatsApp Integration

Die WhatsApp Integration in Cloud-Telefonanlagen erlaubt Unternehmen, den Messenger-Dienst in ihren Kundenservice zu integrieren. Agenten können Kundenanfragen direkt über eine Schnittstelle beantworten, was die Reaktionszeit verbessert und den Anwendungswechsel überflüssig macht. Die Integration erleichtert das Weiterleiten von Anfragen an passende Abteilungen und ermöglicht automatische Berichte, Protokollierung und erweiterte Konversationsansichten für Transparenz und ein optimales Kundenerlebnis. Die zentrale Einrichtung vereinfacht zudem die Implementierung in verteilter Arbeitsumgebung.

Facebook Integration

Die Facebook-Integration in Cloud-Telefonanlagen konsolidiert die Kundenkommunikation auf einer Plattform. Unternehmen können so Facebook-Nachrichten direkt im Webclient oder Smartphone Apps empfangen und bearbeiten. Dies beschleunigt die Reaktionszeit und ermöglicht es, Anfragen im gleichen System zu beantworten, weiterzuleiten und zu lösen. Zusätzlich können Chat-Nachrichten spezifischen Teammitgliedern zugewiesen und Facebook-Nachrichten verfolgt und archiviert werden. Diese Integration beseitigt den Wechsel zwischen verschiedenen Apps und optimiert so die Kundenkommunikationsverwaltung.

Integrierter Faxserver

Ein integrierter Faxserver digitalisiert den Faxempfang und -versand durch FoIP (Fax over IP), wobei Faxe als Bilddateien über VoIP-Netzwerke mittels des T.38-Protokolls übertragen werden. T.38-fähige Faxe, wie in unserer Cloud-Telefonanlage, ermöglichen den Empfang von Faxen im Netzwerk und ihre Umwandlung in E-Mails, wodurch physische Faxgeräte und extra Faxleitungen überflüssig werden. Diese Technologie fördert die digitale Archivierung und Sortierung von Faxen und steigert die Effizienz und Produktivität in Unternehmen.

Warteschleifenfunktion

Die Warteschleifenfunktion in Cloud-Telefonanlagen hilft Unternehmen, Anrufer bei hohem Anrufaufkommen effektiv zu managen. Anstelle eines Besetztzeichens werden Anrufer in eine Warteschleife versetzt, wenn alle Mitarbeiter beschäftigt sind. Diese Warteschleifen können mit individuellen Ansagen und Musik personalisiert und nach spezifischen Kriterien, wie maximale Anruferanzahl oder Ansage der Wartezeit, konfiguriert werden. Es können auch spezielle Rufstrategien, wie das gleichzeitige Anrufen aller Agenten, festgelegt werden. Zusätzlich bietet die Funktion Berichtsoptionen zur Analyse der Warteschlangensituation.

Mehrere Telefonbücher

Die Funktion „Mehrere Telefonbücher“ innerhalb Ihrer Cloud-Telefonanlage setzt genau hier an und bietet eine zentrale, aber differenzierte Verwaltung Ihrer geschäftlichen Kontakte. Es handelt sich dabei um eine Funktion, die Ihnen ermöglicht, verschiedene Telefonbücher innerhalb Ihrer Telefonanlage zu erstellen und zu verwalten. Anstelle eines einzigen, allumfassenden Telefonbuchs können Sie somit Ihre Kontakte in verschiedene, thematisch oder abteilungsspezifische Bücher unterteilen.

Anzeige Besetztlampenfeld

Die „Anzeige Besetztlampenfeld“ (BLF) in modernen Telefonanlagen, insbesondere VoIP- oder Cloud-Systemen, zeigt den Status anderer Leitungen oder Geräte in einem Netzwerk an. Am Telefon visualisieren LEDs oder Display-Symbole den Zustand anderer Telefone, ob sie besetzt, verfügbar oder klingelnd sind. Zusätzlich erlaubt BLF das Aufnehmen von Anrufen für besetzte Leitungen (Pick-Up) und das Schnellwählen eines Kollegen (Quick-Dial). Die Funktion fördert die Teamarbeit und verbessert den Kundenservice durch schnelles Beantworten oder Weiterleiten von Anrufen.

Verbinden

Die Verbinden-Funktion in Cloud-Telefonanlagen erlaubt die Weiterleitung eingehender Anrufe zu anderen Teilnehmern oder Nebenstellen. Ein Anruf kann weitergeleitet werden, wenn der ursprüngliche Empfänger nicht verfügbar ist oder der Anrufer eine andere Abteilung oder Person erreichen möchte. Dies kann über Blind Transfer (direktes Weiterleiten) oder Beratenden Transfer (erst mit dem Zielteilnehmer sprechen) geschehen. Zusätzlich ermöglichen manche Anlagen das Weiterleiten zu externen Nummern, das Einrichten von Konferenzschaltungen oder das Weiterleiten an Mobiltelefone. Dies fördert die Flexibilität und Effizienz der Kommunikation.

Gegensprechen

Die Gegensprechen-Funktion in Cloud-Telefonanlagen ermöglicht eine direkte bidirektionale Audioverbindung zu einer Nebenstelle ohne Notwendigkeit, den Anruf anzunehmen. Sie erlaubt schnelle Kommunikation, besonders in Büros. Die Funktion kann entweder unidirektional oder bidirektional eingestellt werden. Zum Initiieren eines solchen Anrufs wird meist ein spezieller Funktionscode vor der Nebenstellennummer verwendet.

Anzeigen

Die Anzeigen-Funktion einer Cloud-Telefonanlage erlaubt Benutzern, den Status von Nebenstellen und Anrufen in Echtzeit über eine grafische Oberfläche zu überwachen. Das zentrale Dashboard zeigt Anrufdetails wie Nummer, Dauer und Status. Einige Systeme präsentieren Anrufprotokolle mit allen Anrufaktivitäten, die durchsuchbar und filterbar sind. Nebenstellenstatusanzeigen zeigen die Verfügbarkeit der Benutzer an, was bei Anrufsentscheidungen hilft. Diese Funktion fördert Transparenz und Kontrolle über die Telefonie, was die Kommunikation und Effizienz verbessert.

Paging, Durchsagefunktion

Die Durchsage- und Paging-Funktionen sind Features moderner Cloud-Telefonanlagen. Durchsage ermöglicht eine direkte Kommunikation zwischen zwei Durchwahlen über den Lautsprecher, ohne dass der Hörer abgenommen werden muss. Dies geschieht durch Drücken der Durchsage-Taste oder der BLF-Taste, die zusätzlich den Status anzeigt. Paging hingegen erlaubt Durchsagen an eine vordefinierte Gruppe, nützlich für schnelle Kommunikation mit mehreren Personen. Bei laufenden Gesprächen werden besetzte Durchwahlen ausgelassen. Beide Funktionen steigern die Kommunikationseffizienz in Unternehmen, die VoIP nutzen.

Call-Center-Funktionen

Cloud-Telefonanlagen bieten spezialisierte Funktionen für Call Centers, um den Kundenservice zu verbessern und die Arbeit der Agenten zu erleichtern. Zu den Hauptfunktionen gehören:

Automatische Anrufverteilung (ACD): Leitet Anrufe basierend auf festgelegten Kriterien an Agenten weiter.

Digitaler Rezeptionist/IVR: Ermöglicht es Anrufern, über ein Menü zur passenden Abteilung zu gelangen. Anrufaufzeichnung: Für Überwachung, Überprüfung und Schulungen.

Echtzeit-Monitoring und -Berichterstattung: Bietet detaillierte Informationen über die Leistung des Call Centers.

Skill-Based Routing: Leitet Anrufe basierend auf den Fähigkeiten der Agenten weiter. Warteschleifen-Management: Effiziente Verwaltung von wartenden Kunden und Optionen wie Rückruffunktion. Integration in CRM: Erlaubt einen nahtlosen Informationsfluss zwischen der Telefonanlage und Kundendienst-Software.

Ausführliche Anrufberichte

Die ausführlichen Anrufberichte (CDR) einer Cloud-Telefonanlage bieten tiefgreifende Einblicke in alle Anrufe, die durch das System gehen, um Transparenz zu gewährleisten und Geschäftsprozesse und Kundenservice zu optimieren. Diese Berichte enthalten:

Anrufdetails: Basisinformationen zu Anrufnummern, Datum, Uhrzeit, Dauer und beteiligten Parteien.

Anrufverlauf: Informationen zur Weiterleitung des Anrufs, Warteschleifenzeit, hinterlassenen Voicemails usw.

Leistungskennzahlen (KPIs): Daten wie durchschnittliche Gesprächsdauer, Wartezeit, verpasste und abgeschlossene Anrufe zur Leistungsmessung.

Kostenanalyse: Überwachung und Kontrolle von Kosten, insbesondere bei internationalen oder Roaming-Anrufen.

Individuelle Anpassung: Anrufberichte können an Unternehmensbedürfnisse angepasst werden.

Voicemail Transcription

Die Voicemail-Transkription einer Cloud-Telefonanlage wandelt gesprochene Nachrichten automatisch in Text um. Wenn eine Voicemail hinterlassen wird, sendet das System sowohl die schriftliche Transkription als auch die Audio-Nachricht an den Empfänger, z.B. per E-Mail oder auf ein verbundenes Gerät. Dies erlaubt es Nutzern, Nachrichten in lauten Umgebungen zu lesen statt sie anzuhören und verbessert die Aufzeichnung wichtiger Infos sowie die Zugänglichkeit für Menschen mit Hörbehinderungen.

Skill-Based-Routing

Das Skill-Based-Routing einer Cloud-Telefonanlage verteilt eingehende Anrufe im Callcenter basierend auf den speziellen Fähigkeiten der Mitarbeiter, wie Sprachkenntnissen oder technischem Know-how. Dadurch werden Kunden direkt an die passendsten Mitarbeiter weitergeleitet, was die Auflösungsrate beim ersten Anruf steigert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Zudem fördert es eine effiziente Arbeitsverteilung und optimale Nutzung der Mitarbeiterkompetenzen.

HotDesking

Hot-Desking in Cloud-Telefonanlagen erlaubt Mitarbeitern, ihre persönlichen Telefonkonfigurationen und Durchwahlen unabhängig vom Ort zu nutzen. Sie können sich an jedem Telefon weltweit einloggen und ihre individuellen Einstellungen werden automatisch übernommen, ohne physische Geräte umzustecken. Dies fördert Flexibilität und Mobilität und integriert Telefonie nahtlos in flexible Arbeitsumgebungen.

Hotel-Telefonanlage

Die Hotel-Telefonanlage-Funktion in Cloud-Telefonanlagen adressiert spezifische Kommunikationsbedürfnisse von Hotels. Sie erleichtert interne und externe Kommunikationen, ermöglicht Gästen Anrufe von ihren Zimmern aus, bietet automatische Weckrufe, eine Bitte nicht stören-Option und verfolgt Telefonkosten zur Abrechnung. Die Anlage kann mit dem Property Management System des Hotels integriert werden und bietet an der Rezeption vielseitige Anrufmanagement-Optionen. Dank Cloud-Technologie ist die Anlage flexibel, skalierbar und ermöglicht einfache Fernwartung.

IVR

Das Interactive Voice Response (IVR) System der Cloud-Telefonanlage ist ein automatisches Sprachdialogsystem, das Anrufern erlaubt, über Tasteneingaben zu interagieren. Es liefert entweder direkt Informationen oder leitet Anrufe weiter. IVR optimiert die Effizienz und verbessert die Kundenerfahrung. Funktionen umfassen mehrstufiges IVR für detaillierte Menüoptionen, automatische Weiterleitung für vordefinierte Antworten, Anrufweiterleitung an Mitarbeiter-Telefone (nützlich für Heimarbeit) und die Möglichkeit, Nachrichten auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen, wodurch weniger direkte Anrufe von Mitarbeitern beantwortet werden müssen.

Softphone

Das Softphone einer Cloud-Telefonanlage ist eine virtuelle Telefonanwendung, die traditionelle Telefonhardware ersetzt und Telefoniedienste über das Internet ermöglicht. Es ist kompatibel mit verschiedenen Betriebssystemen wie Windows, Mac, Linux, Android und iOS. Softphones bieten verschiedene Zugangspunkte: Ein Webclient erlaubt den Zugriff direkt über einen Browser, während spezielle Clients für Windows/Mac und Smartphones zusätzliche Funktionen wie Kontaktsynchronisation, Anruflisten und Voicemail bieten. Die Smartphone-App eignet sich besonders für mobile und Remote-Mitarbeiter.

Videokonferenzlösung

Die Videokonferenzlösung einer Cloud-Telefonanlage erlaubt Videoanrufe und Meetings über das Internet mit mehreren Teilnehmern, unabhängig von ihrem Standort. Sie unterstützt Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Textchat. Die auf Cloud-Technologie basierende Lösung benötigt keine spezielle Hardware und funktioniert auf Computern, Tablets und Smartphones, wodurch sie eine flexible und kostengünstige Kommunikationslösung für Unternehmen bietet.

Office365 Integration

Die Office 365 Integration erlaubt einer Cloud-Telefonanlage eine nahtlose Verbindung zu Microsoft Office 365-Anwendungen. Benutzer können Anrufe direkt aus Office 365-Programmen, wie Outlook, tätigen und verwalten. Anrufdaten werden mit Office 365 synchronisiert, zentralisierend die Kommunikationsdaten. Dies fördert die Zusammenarbeit, steigert die Produktivität und verbessert Kundenbeziehungen.

Call Flow Designer

Der Call Flow Designer einer Cloud-Telefonanlage erlaubt Unternehmen, den Verlauf eingehender Anrufe über ein grafisches Interface zu steuern. Nutzer können Anrufwege basierend auf verschiedenen Faktoren wie Zeit, IVR-Optionen oder Mitarbeiterverfügbarkeit definieren. Dies gewährleistet eine effiziente Anrufweiterleitung und bietet Flexibilität, um die Telefonie an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

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